Onze BI-consultant Maggie Koetzier maakt in de opdrachten die zij doet namens Van Dam Datapartners regelmatig gebruik van Power Automate. Omdat Power Automate een handige tool is die veel repetitief administratief werk uit handen kan nemen, vertelt Maggie in onderstaand blog meer over hoe je Power Automate kunt gebruiken om je werk sneller, makkelijker en betrouwbaarder te maken!
Je kent het wel: ellenlange mailwisselingen tussen vele personen, met bijlages die soms wel meekomen, en soms weer niet. Een poos later wil je dat ene document terugvinden dat essentieel is voor je besluitvormingsproces en waarvan je zou zweren dat het in die mailwisseling zat. Na de hele mailwisseling driedubbel en dwars te hebben uitgeplozen is dat ene document nog steeds spoorloos. Wat nu?
Geen nood, Power Automate komt ‘to the rescue’!
Wat is Power Automate
Power Automate is een applicatie van Microsoft waarmee je repetitieve taken kunt automatiseren, functies kunt integreren, meldingen en waarschuwingen kunt sturen en processen kunt stroomlijnen en verbeteren. Zo houd je meer tijd over voor de zaken die er echt toe doen. Een hoop mogelijkheden dus, maar het inrichten van een Power Automate-oplossing is soms even puzzelen.
Je kunt een Power Automate-oplossing vormgeven door zogenaamde ‘flows’ in te richten. Een flow is een opeenvolging van een aantal vooraf gedefinieerde stappen die beginnen na een bepaalde ‘trigger’. Een voorbeeld van een trigger kan een bepaalde gebeurtenis zijn, maar ook een handeling, zoals:
• Scheduled: als je kiest voor deze trigger dan kun je een flow plannen op specifieke tijdstippen of met vaste intervallen, zoals elke dag om 9 uur ’s ochtends.
• When a file is created or modified (SharePoint, OneDrive): deze trigger wordt geactiveerd als er een nieuw bestand wordt gemaakt of gewijzigd in SharePoint of OneDrive.
• When a new email arrives (Office 365 Outlook): deze trigger start een ‘flow’ wanneer er een nieuw e-mailbericht in je Office 365 Outlook-inbox binnenkomt.
• When a new record is created (Dynamics 365): hiermee start je de ‘flow’ als er een nieuw record wordt aangemaakt in Dynamics 365.
• When a new tweet is posted (Twitter): deze trigger wordt geactiveerd als er een nieuwe tweet (van een bepaald account) wordt gepost op Twitter.
Er zijn dus verschillende soorten triggers die een ‘flow’ kunnen starten. Om terug te komen op het voorbeeld uit de inleiding: de trigger die je kan helpen een bestand te vinden, is het binnenkrijgen van een e-mail van een bepaalde afzender. Je kunt vervolgens je ‘flow’ instellen, dat wil zeggen, wat je wilt dat er na de trigger gebeurt. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat na de trigger de bijlage uit de e-mail wordt opgehaald, dat deze een bepaalde naam krijgt en dat deze wordt opgeslagen op een specifieke locatie in een bepaald bestandsformaat. Het enige wat je dan nog hoeft te doen is de specifieke locatie te openen en je bijlage staat gesorteerd voor je klaar.
Natuurlijk kun je Power Automate ook voor andersoortige taken gebruiken. Bijvoorbeeld voor het ordenen van bevestigingen van toegekende beschikkingen die je via mail krijgt. Door deze op een centrale plek op te slaan, kunnen jij en door jou bepaalde collega’s er makkelijk bij. Als jij dan bijvoorbeeld op vakantie bent, of een mail over het hoofd ziet, dan worden de documenten nog steeds opgehaald en opgeslagen en kunnen jouw collega’s ook zonder jou aan de slag.
Power Platform (use case 1)
Power Automate is niet alleen nuttig voor het sorteren en verwerken van e-mails. Als onderdeel van het Power Platform van Microsoft integreert het perfect met andere toepassingen van Microsoft zoals Power BI en Power Apps. In onderstaand voorbeeld vertel ik hoe we hiervan gebruik hebben gemaakt voor een grote overheidsorganisatie.
CO2-voetafdruk (https://www.co2-prestatieladder.nl/nl)
Voor een grote overheidsorganisatie hebben we met Power Apps een CO2-registratie app gebouwd. De gebruikers van deze app verzamelen gegevens van verschillende zogenoemde ‘uitstootobjecten’, zoals gebouwen, auto’s en servers.
De informatie over deze uitstootobjecten moet worden opgehaald bij verschillende collega’s die zich verspreid over de hele organisatie en daarbuiten bevinden. Voorheen betekende dat veel e-mailen, telefoneren en overleggen om de uitstootgegevens op een uniforme manier te verzamelen, te verzenden en op te slaan.
De CO2-registratie app maakt dit proces eenvoudiger en betrouwbaarder. De collega’s kunnen in deze app zelf hun uitstootwaardes invullen. Daarnaast kunnen ze in de app bestanden en bewijsstukken bijvoegen, zoals foto’s van meterstanden of een export van de tankpas.
De gegevens die met de app worden verzameld, worden vervolgens automatisch verwerkt in een Power BI-dashboard. Hierdoor heeft de organisatie nu altijd real time inzicht in de status en volledigheid van de aangeleverde uitstootgegevens. Ook vinden in het Power BI-dashboard automatisch berekeningen plaats, zodat de CO2-voetafdruk van de organisatie automatisch wordt berekend en bijgewerkt.
Welke rol vervult Power Automate in dit voorbeeld?
Power Automate helpt bij het opslaan van de bijlages vanuit de Power App op een centrale afgeschermde en beveiligde bestandslocatie, zodat deze altijd op een later tijdstip te raadplegen zijn. Ook maakt Power Automate het mogelijk dat gebruikers een melding krijgen wanneer het voor hen weer tijd is om gegevens aan te leveren. Daarnaast kan de toepassing de organisatie een melding sturen als er nieuwe gegevens zijn toegevoegd.
Power Automate en datagedreven werken
Bovenstaand voorbeeld laat het al zien: Power Automate helpt je om het meeste uit je data te halen. Waar tools als Power BI zelf al de mogelijkheid geven om meldingen te versturen op basis van bepaalde waardes in je rapportage, kun je daar met Power Automate allerlei acties aan koppelen, zoals:
- Automatisch een e-mail laten versturen naar bepaalde collega’s, teams of afdelingen
- Taken aanmaken op een plannerbord in Teams
- Teamleden waarschuwen
Zo kun je signalen uit je data omzetten naar triggers en (geautomatiseerde) handelingen. Met Power Automate kun je dit voor allerlei handelingen inrichten, zodat je zeker weet dat je niets over het hoofd ziet en je meer tijd over houdt voor werkzaamheden die niet geautomatiseerd kunnen worden. Met Power Automate kun je processen dus op een gemakkelijke manier efficiënter inrichten, data effectiever verwerken en slimmer opslaan. Benieuwd wat Power Automate voor jouw werk kan betekenen? Wij helpen je graag!
Stuur me gerust een bericht op maggie.koetzier@vandamdatapartners.nl
