Het is half 8 ’s ochtends en de ziekmeldingen van pedagogisch medewerkers (pm’ers) stromen binnen. Om 8 uur gaat de locatie open en staan er ouders met hun kinderen op de stoep. Zij verwachten dat er voldoende gekwalificeerde pm’ers klaarstaan om hun kroost op te vangen. Naast deze verwachtingen gelden er strenge regels bij de kinderopvang. Een dagelijkse bezigheid, het proces van ziekmeldingen doorlopen. Een melding komt binnen, een dienst valt vrij en deze moet zo snel mogelijk worden opgevuld.
Dan blijkt dat de informatie in het personeelsplanningssysteem niet actueel is. Beschikbaarheid van pm’ers zijn niet gevuld of niet actueel. Een langdurig zieke medewerker is niet correct afgemeld waardoor zij onterecht beschikbaar staat. Een andere medewerker wiens contract onlangs is verlengd staat nog niet als zodanig in het systeem omdat de personeelsadministratie de wijziging nog niet heeft doorgevoerd. Dan spelen er ook nog zaken mee die relevant zijn voor de planner, maar nergens zijn vastgelegd: Blessures, kwalificaties, vaste locaties, werkervaring, enzovoorts.
Met de informatie uit het systeem kan de planner niet zoveel. Gelukkig heeft zij nog een eigen lijstje achter de hand met pm’ers die zij eigenlijk altijd wel kan bellen voor een extra dienst. Mocht dat niet lukken, dan heeft de planner een rechtstreeks lijntje met het uitzendbureau. Uiteindelijk lukt het om alle diensten te vullen.
Een stressvolle maar succesvolle dag. Toch? Dat is hoe je het bekijkt. Het kan best zijn dat vanwege een griepgolf veel kinderen ziek zijn thuisgebleven. Achteraf zijn er dan dure externe krachten ingezet terwijl dit voor de beroepskracht-kind-ratio niet nodig was geweest. Dit is natuurlijk achteraf bekeken, niet tijdens dat stressvolle halfuur.
Bij elk aspect van dit verhaal, van de in het systeem ontbrekende informatie tot aan de uitvoering van het proces is het de vraag: ‘Bij wie ligt welke verantwoordelijkheid?’. Waar is de personeelsplanner verantwoordelijk voor en wat kun je bijvoorbeeld bij de pm’ers zelf neerleggen? Wie is verantwoordelijk voor de datakwaliteit in het systeem?
Is het formuleren van verantwoordelijkheden en bedrijfsregels de allesomvattende oplossing voor procesmatige uitdagingen? Zeker niet. Je kunt bijvoorbeeld stellen dat pm’ers verantwoordelijk zijn voor het doorvoeren van hun beschikbaarheid, maar wat als men dat niet (consistent) doet? Dit is over het algemeen geen onwil aan de zijde van de pm’er, maar een zeer specifieke vorm van desinteresse. Het niet invoeren van de eigen beschikbaarheid raakt de pm’er niet, tegelijkertijd is het onduidelijk hoe dit verder in het proces voor problemen zorgt. Kortom: de verantwoordelijkheid wordt niet gevoeld. Daarom is het belangrijk dat er tijdens bila’s en werkoverleggen aandacht wordt besteed aan deze onderwerpen. Wat vinden wij als organisatie belangrijk? Wat hoort bij je rol? Gaat het om het opvullen van diensten, of toch het maximaliseren van de bezettingsgraad? Wat heb je daarvoor nodig van anderen? Wat zijn onze bedrijfsregels en uitgangspunten? Het vastleggen van de antwoorden op deze vragen biedt professionals een handvat en maakt hen direct aanspreekbaar wanneer de verantwoordelijkheden niet worden nageleefd.
Duidelijke verantwoordelijkheden dragen bij aan een effectievere procesuitvoering. Daarmee heb je echter nog geen structurele oplossing voor een optimaal informatiesysteem dat ook optimaal blijft. Daar komt meer bij kijken. Dat is het onderwerp van onze volgende blog.
Ben je geïnteresseerd geraakt in onze datagedreven oplossingen voor de kinderopvang? Neem dan contact op met onze experts via info@vandamdatapartners.nl
