Deel dit artikel

De ​5 beste tips voor Contractmanagers in het Sociaal Domein

Gemeenten hebben contractmanagers in alle vormen en maten. Soms zijn het perfectionistische archivisten die ‘de lade met contracten’ beheren, scherp op iedere aflooptermijn en op de volledigheid van bijlagen. Maar meestal, en ​zeker in het Sociaal Domein, verloopt hun taak iets… chaotischer.

Bestuurders willen weten of de begroting gehaald wordt. Wie verzamelt daarvoor de financiële productie-overzichten van zorgaanbieders? En wie spreekt de zorgaanbieder aan op het onjuist factureren van zorg, waar de backoffice steeds tegenaan loopt? Zorgt hij/zij ook dat we om tafel gaan met ‘die ene’ zorginstelling, om de verblijfszorg af te schalen naar ambulante zorg? Stuk voor stuk taken van de contractmanager. Vergeet die lade met papieren contracten. De contractmanager anno 2020 is een alleskunner binnen het Sociaal Domein. En dat kan best even spannend zijn voor de nieuwelingen.

Hier zijn onze vijf tips voor de jonge contractmanagers die zich in het Sociaal Domein willen gaan bewijzen.:

  1. Monitoren en analyseren

Welke zorgaanbieders zijn jouw structurele gesprekspartners? Zorg dat het dashboard van de gemeente jou daar een eerste voorzet in geeft. Dat zal er bijvoorbeeld uitzien als een aantal Top-10-lijstjes van zorgaanbieders, op basis van onder andere omzet en cliëntenaantallen. Naast de algemene overzichten, is er vaak verdiepend onderzoek nodig voor een specifieke partij. Gebruik de filters in het dashboard, of maak anders je eigen draaitabellen in Excel. Cliënttevredenheid, doelrealisatie van behandelingen, uren per week, excessieve winsten: om grip te krijgen moet je elke organisatie kunnen tot in detailniveau kunnen onderzoeken.

  1. Positieve relaties

De input die je van collega’s krijgt over zorgaanbieders is vaak negatief of wantrouwend. Maar minstens zo belangrijk is de zorg die goed gaat (en goed moet blijven!). Schakel dus ook met de zorgaanbieders waar géén problemen spelen. Complimenteer hun goede prestaties, en bekijk of hun aanpak andere aanbieders kan helpen. Naast de grote regionale aanbieders kunnen zeker ook de lokale aanbieders veel meerwaarde hebben, bijvoorbeeld omdat ze geworteld zitten in het plaatselijke netwerk van scholen en huisartsen.

Natuurlijk is er altijd ruimte voor verbetering. Toegang, backoffice en beleid kaarten dan ook vaak negatief gedrag van zorgaanbieders aan. Probeer klachten niet als overtredingen te zien, maar als een manier om de dienstverlening van de zorgaanbieder te verbeteren.

  1. De voet tussen de deur

Soms werkt een contractpartij echt niet mee. Helaas zien we ook in het sociaal domein het aantal aangevochten procedures en rechtszaken toenemen. De praktijk leert dat gemeenten zichzelf vaak diskwalificeren, omdat de tegenpartij zich ‘strikt genomen’ aan de regels houdt. Mogen zorgaanbieders dan elk geïndiceerd minuutje meteen declareren? En op commerciële wijze cliënten werven?​ Ja, volgens de wet wel. Maar hier stapt een goede contractmanager naar voren: een goed gesprek is machtiger dan een advocaat. Zoekt een zorgaanbieder de grenzen op van wat rechtmatig is, benoem dan hoe een slechte indruk tot een daling in het aantal toegewezen beschikkingen kan leiden. Werft de zorgaanbieder op een onwenselijke manier cliënten, wijs er dan op dat de gemeente die aanvragen moet afkeuren en de cliënten moet teleurstellen. De conclusie: zoek ook verder dan de letter van de wet.

  1. Verantwoordelijk voor de kostenstijging?

We zagen ze komen en gaan: de iets-te-ambitieuze collega’s die hun bestuurders beloofden dat de kosten dit jaar niet verder zouden stijgen. Begrijpelijk, want bijna elke gemeente zoekt dringend naar kostenbeheersing. Bereken de kosten zoveel je kan, maar vergeet je disclaimer niet als je je voorspelling deelt: geen garanties voor de toekomst.

  1. Niet álle contracten

Leerlingenvervoer, hulpmiddelen, voorliggende voorzieningen, toezichthouderschap, en ga zo maar door. Vaak houden beleidsmedewerkers deze contracten stellig in eigen beheer… en dat is prima! Richt je op de hoofdlijnen: de enorme kosten van de regionaal ingekochte zorg. Beter dat die goed worden uitgevoerd, dan dat je je tijd kwijtraakt aan contractbeheer (zie inleiding). Breng die andere contractvormen wel een keer in beeld, maar besteed ze lekker uit waar mogelijk. De regionaal ingekochte zorg is al complex genoeg.