“Zet in op gebiedsgericht datagedreven werken (GDGW)”

Tom Klerks, sr. Adviseur bij Van Dam Datapartners

Het afgelopen jaar kende vele uitdagingen. Zo startte ik in januari 2022 als projectleider BI voor de Gebiedsgerichte Aanpak Groenblauw (GGA) in Noord-Brabant. Het doel van de GGA is om programmaoverstijgend en met lokale partners de natuur te herstellen, boeren een toekomstperspectief te bieden en ruimtelijke ontwikkelingen mogelijk te maken. Dit is al geruime tijd een actueel en complex onderwerp. In Noord-Brabant heb ik samengewerkt met bevlogen collega’s die zich actief inzetten om van de GGA een succes te maken. Voor hun passie en deskundigheid kan ik alleen maar mijn bewondering uitspreken. Ik zie hoopvolle signalen, maar ik zie ook enkele aandachtspunten die verbeterd kunnen worden. Het gaat hierbij om aandachtspunten waar niet alleen provincies, maar ook andere bestuurlijke niveaus tegenaan lopen. In dit blog deel ik graag mijn ervaringen en geef ik enkele adviezen.

Uitdagingen bij voortgangsmonitoring

De opdracht was om als projectleider een monitor op te zetten die de voortgang van doelen en maatregelen per GGA-gebied weergeeft. Ook de resultaten van de maatregelen moesten hierin opgenomen worden. Dit bleek echter zowel (informatie)technisch als inhoudelijk een behoorlijke uitdaging te zijn. De uitdagingen die ik tegenkwam compliceerden mijn opdracht, maar gaven me ook belangrijke nieuwe inzichten. De conclusie die mijn collega’s en ik hebben getrokken is dat je aan vier harde randvoorwaarden moet voldoen om gebiedsgericht datagedreven werken (GDGW) mogelijk te maken. Deze randvoorwaarden licht ik hieronder kort toe.

Inhoudelijk

“Wanneer beleidmakers spreken over monitoring spreekt men over techniek, wanneer technici spreken over monitoring,
zoekt men naar input van beleid.”

Het citaat hierboven geeft duidelijk aan dat er vaak een verschil bestaat tussen beleid en techniek als het gaat om monitoring. Dit kan leiden tot frustraties en inefficiëntie bij projecten. Tegenwoordig zijn data en datagedreven werken niet meer weg te denken uit beleidsprocessen. Overheden komen er niet meer mee weg om de techniek pas later in het proces te betrekken. Mijn pleidooi is dan ook om informatie-adviseurs en/of data-analisten vroegtijdig mee te nemen. Een klassieke beleidsadviseur zal vertraging op korte termijn concluderen, maar een datagedreven professional zal juist de voordelen op langere termijn inzien. Het is eigenlijk heel simpel. Corrigeren achteraf is vaak arbeidsintensiever (en duurder) dan het organiseren van kruisbestuiving vooraf. Samenwerking tussen informatie-adviseurs, data-analisten, beleidsmakers en uitvoerders zorgt daarnaast ook voor meer energie en een betere meetbaarheid van het proces. Door deze samenwerking kan er effectiever worden gemonitord en bijgestuurd, wat kan bijdragen aan het behalen van ambitieuze doelen op gebieden als natuur, water en bodem, landbouw en stikstof.

Informatiehuishouding

“Goede data verkrijgen, vereist goede invoer,
ofwel: garbage in is garbage out.”

Dit betekent dat het essentieel is om de voortgang van doelen, maatregelen en projecten goed bij te houden om later te kunnen monitoren en verantwoorden. Hoewel dit een logisch vervolg lijkt van uitvoering geven aan een beleidsstuk, wordt hier pas veel te laat aandacht aan besteed. Veel professionals grijpen terug naar een Excel-bestand dat aan hun specifieke eisen voldoet en dat ze gewend zijn te gebruiken. Andere collega’s elders in de organisatie doen exact hetzelfde, waardoor er onnodige dubbele administraties ontstaan. Dit maakt monitoring voor een gebiedsgerichte aanpak nodeloos ingewikkeld. Mijn pleidooi is daarom om deze dubbele administraties te vermijden en een single point of truth (SPOT) vast te stellen. Dit klinkt simpel, maar is een flink karwei. Gelukkig is in veel gevallen de basis al aanwezig in de vorm van een zaak- of projectsysteem. Helaas wordt hier echter weinig gebruik van gemaakt, omdat het gezien wordt als onnodige bureaucratie en omdat het niet alles biedt wat men nodig heeft. Het probleem met het gebruik is echter dat de verschillende afdelingen en professionals niet dezelfde elementen of definities gebruiken. Om dit op te lossen, moet worden verkend welke elementen de professionals en afdelingen met elkaar delen en moet op iteratieve wijze een duurzaam format worden ontwikkeld. Het verbeteren van de informatiehuishouding is een proces dat tijd kost, maar het zal uiteindelijk zorgen voor meer efficiëntie, betere resultaten en betere besluitvorming.

Inrichting

“Een goed doordachte organisatie-inrichting is een randvoorwaarde voor het effectief benutten van data en datagedreven besluitvorming”

Het Rijk heeft in het NPLG de gebiedsgerichte aanpak als norm gesteld. In de provincie Noord-Brabant heb ik gemerkt dat de gebiedsgerichte aanpak een coördinerende laag is die over gespecialiseerde pijlers (zoals natuur, water en bodem, landbouw en stikstof) is neergelegd. Deze integrale aanpak kan bemoeilijkt worden door het feit dat deze pijlers vaak verschillende doelen hebben en beschikken over eigen middelen die niet altijd op elkaar zijn afgestemd. Mijn pleidooi is dan ook om afscheid te nemen van deze pijlerstructuur en de bedoeling van de NPLG te volgen. Zet gebiedsprogramma’s centraal. We zien voor ons een structuur waarin in duidelijk afgebakende gebieden met een multidisciplinair team, geleid door een gebiedsmanager, wordt gewerkt aan diverse opgaven door middel van adaptief programmeren. Zo ontstaat er focus op de gebieden en partners en creëer je gedeeld eigenaarschap bij professionals. Dit schept ook een omgeving waarin monitoring van meerwaarde is omdat de voortgang voor alle partners inzichtelijk is. Het is belangrijk om het gesprek aan te gaan over de inrichting, onderlinge taken en verantwoordelijkheden. Dit gesprek kan spannend zijn, het kan schuren of botsen, maar de kansen om samen efficiënter en effectiever te werken zijn er in overvloed. De tijd voor dat gesprek is nu, niet volgend jaar of halverwege een bestuursperiode.

Instructie

“Een goed ontwikkelde opleidings- en ontwikkelingsstrategie is de sleutel tot het verhogen van de datavaardigheid van medewerkers en het creëren van een cultuur van bewustwording, gezamenlijkheid en verantwoordelijkheid; essentieel voor effectief datagedreven werken in een gebiedsgerichte aanpak.”

In deze laatste randvoorwaarde komt alles samen. Data en monitoring zijn niet alleen een puur technisch proces, maar kennen ook een menselijke dimensie. Het vereist databewustzijn, kennisdeling, specialisatie, focus, samenwerking en verantwoordelijkheid. Om op een gebiedsgerichte datagedreven manier te werken, is het cruciaal om aandacht te besteden aan instructie. Waarom moeten we datagedreven werken? Wat is de meerwaarde? Hoe kan ik dit effectief inzetten in mijn werk? En hoe verhoudt mijn tijdsinvestering zich tot wat het oplevert? Mijn pleidooi is om de komende jaren te investeren in opleidingen, trainingen en workshops om de datavaardigheden en -kennis van medewerkers te vergroten. Dit vereist ook een aannamebeleid dat rekening houdt met het belang van deze vaardigheden. Door deze acties te ondernemen wordt er een stevig fundament gelegd voor gebiedsgericht datagedreven werken en zal navenant de datavolwassenheid binnen de organisatie toenemen.

Samenwerking en kritisch denken als sleutel tot succes

“Alleen door uitdagingen gezamenlijk op te pakken, kritische vragen te stellen en fouten maken te omarmen, kan een organisatie een echte stap vooruitzetten en bijdragen aan een gebalanceerd en hersteld landelijk gebied.”

Het belang van datagedreven werken op gebiedsniveau neemt steeds verder toe voor overheidsorganisaties. Zij moeten een balans gaan moeten vinden tussen natuur, landelijk gebied en stedelijk gebied. Ik ben tot de conclusie gekomen dat technisch succes alleen niet voldoende is om effectief datagedreven werken op gebiedsniveau te realiseren. Organisaties moeten actief de 4i’s (informatiehuishouding, inhoud, inrichting en instructie) invullen om tot een succesvolle implementatie te komen. Het is een uitdaging om niet vanuit de eigen pijlers te denken, maar vanuit een integrale opgave naar de problematiek te kijken. Het is belangrijk dat organisaties, zowel op beleids- als op technologisch niveau, elkaar kritische vragen stellen en fouten durven te maken. Alleen als organisaties dit durven, kunnen we vooruitgang boeken en niet alleen professionals, maar ook bestuurders beter bedienen. Als deze aanpak kan bijdragen aan een gebalanceerd landelijk gebied waarin de natuur zich kan herstellen, dan is deze blog meer dan de moeite waard geweest.

Wil je meer weten, dan sta ik je graag te woord. Je kunt me mailen via: tom.klerks@vandamdatapartners.nl