Steeds meer gemeenten willen hun data structureren en gebruiken, om daarmee waardevolle inzichten te creëren voor hun beleid in het sociaal domein. Zo ook de gemeente Huizen, waar ik vorig jaar, samen met mijn collega Guido, in juli ben gestart met de ontwikkeling van een dashboard. Dit dashboard beoogt meer inzicht te geven in onder meer de ontwikkeling van het aantal cliënten, het aantal voorzieningen maar ook in de financiële positie op dit domein. In dit klantverhaal vertel ik je graag wat meer over het verloop van het ontwikkelingsproces en het enthousiasme dat dit dashboard binnen de gemeente heeft losgeweekt. Zeker omdat de gemeente Huizen een mooi voorbeeld is van een organisatie waarin het belang en de meerwaarde van datagedreven werken door de gehele organisatie wordt gevoeld.
De ontwikkeling van het dashboard Sociaal Domein gebeurt altijd samen met de klant. De wens van de gemeente Huizen is om over een Power BI-dashboard te beschikken met daarin ‘realtime-informatie’ over de ontwikkelingen omtrent cliënten, voorzieningen en financiën. Realtime wil zeggen dat het dashboard te meest actuele gegevens toont. Als er gisteren nieuwe producten zijn beschikt, dan is dat vandaag te zien in het dashboard.
Bij de ontwikkeling van het dashboard voor de gemeente Huizen is een heel data-team betrokken, waar ik als BI-consultant vanuit Van Dam Datapartners in deelneem. Verder nemen een applicatiebeheerder, een data-engineer en nog twee BI-consultants deel aan dit team. Het leuke daarvan is dat je heel vanuit meerdere facetten nadenkt over hoe data zo goed mogelijk kant worden gebruikt en ontsloten. Ook de klant benadrukt de grote toegevoegde waarde: “Door de krachten te bundelen en elkaar expertises in te zetten wordt het dashboard een succes. Het dashboard visualiseert heel duidelijk waar de “fouten” zitten en deze “fouten” nemen we mee in het verbeteren van het administratieve proces”. Zo heeft een applicatiebeheerder veel kennis van het soort gegevens en de tabellen die er zijn. De data-engineer ondersteunt met name bij het koppelen van de juiste tabellen en gegevens. Ik als BI-consultant kijk meer naar hoe de data in informatie kan worden omgezet.
Voorafgaand aan het bouwen van een dashboard gaan we altijd eerst met de opdrachtgever en de eindgebruikers in gesprek over hun wensen. Dit noemen wij bij Van Dam Datapartners ‘het ophalen van de informatiebehoefte’ en deze gesprekken hebben we gevoerd met beleidsmedewerkers, kwaliteitsmedewerkers en medewerkers van de afdeling bedrijfsvoering. Hierbij komen vragen aan de orde als: “welke inzichten wil je uit het dashboard halen?” en “hoe gaat dit inzicht jou in je werk als beleidsmedewerker helpen?” Als BI-consultant heb ik de taak om hierover mee te denken en te adviseren. Dan helpt het zeker dat je voor een organisatie als Van Dam Datapartners werkt, waar veel van deze ervaring en kennis in huis is.
Eenmaal de informatiebehoefte opgehaald, kunnen we aan de slag met het bouwen van een dashboard. We wilden zo snel mogelijk visualisaties maken, zodat we daarna konden laten zien aan de gebruikers welke mogelijkheden er allemaal zijn. Het leuke is dat je op die manier echt samen met de klant werkt aan een dashboard. Ieder vanuit zijn of haar eigen expertise. Een treffend voorbeeld is het berekenen van de instroom van cliënten in de Wmo-Begeleiding. Als iemand nooit eerder begeleiding heeft gekregen vanuit de gemeente, dan is dat overduidelijk instroom. Maar als dit wel het geval is en de cliënt twee maanden geleden voor het laatst een voorziening kreeg? Dit zijn situaties waar de kennis en keuzes van de klant onmisbaar zijn. In eerste instantie hebben we vooral gegevens over aantallen gebruikt, omdat de financiële gegevens uit een andere applicatie ontsloten moeten worden.
Nu er een eerste versie af is, wordt deze ‘basisversie’ gepresenteerd en overgedragen aan de eindgebruikers. Ik geloof er sterk in dat een dashboard altijd in doorontwikkeling is. Informatiebehoefte verandert immers door de tijd. Ook kunnen bepaalde inzichten weer leiden tot een behoefte aan nieuwe of diepere inzichten. Daarom halen we de eerste ervaringen van de eindgebruikers binnenkort op, om vervolgens het dashboard verder te kunnen doorontwikkelen.
Naast dat de eindgebruikers aan de slag zijn met het dashboard, biedt het dashboard ook relevante inzichten voor de gemeenteraad. Daarom is het dashboard ook gepresenteerd aan de gemeenteraad en kan gezegd worden dat er met veel enthousiasme is gereageerd. Daarmee werken we ook met veel plezier en passie verder aan de doorontwikkeling van het dashboard.
Hoewel het project nog in volle gang is, kunnen we zeker een tussentijdse balans opmaken. De samenwerking met de gemeente Huizen – ook al is dat in deze coronatijd noodgedwongen wat meer van afstand – ervaar ik als erg prettig. Dit bevestigt ook de klant: “De samenwerking met van Dam Datapartners, Renzo & Guido, is tot een succes geworden doordat Renzo & Guido opgenomen zijn in het team en als interne medewerker werd gezien. Hiermee zijn ze verbonden met de organisatie en lukt het hun om de informatiebehoefte scherp te krijgen en dit te visualiseren. Het werkt ook de andere kant op, Renzo & Guido brengen hun expertise mee om bij de gemeente de werkprocessen en daarmee de datakwaliteit op orde te krijgen.” Voor nu hebben we nog een aantal mooie maanden voor de boeg in dit project. Daar ga ik mij met veel energie voor inzetten!
