Lees het hele artikel Wat sla je op? (pdf)
Wat doe je als de hoeveelheid data die je in je systeem of applicatie kan zetten zó groot is, dat het invullen en bijhouden hiervan meer kost dan het je oplevert? Dan wordt het tijd meer structuur aan te brengen!
Dat weet ook de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB). Zij zijn al een lange tijd bezig met datagedreven werken en hebben inmiddels een heldere en goede datavisie- en strategie voor het opslaan van gegevens over milieurelevante bedrijven. En dat brengt ze verder.
Benut de informatie optimaal
De OMWB stapte eind 2020 over naar een nieuw systeem voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). Een systeem vol mogelijkheden. Voor het opslaan maar ook voor het gebruiken van data. De hoeveelheid aan velden was alleen zó groot, dat bij het vullen hiervan veel administratief werk kwam kijken. Dit werk stond niet in verhouding tot de informatie die uit deze velden gehaald kon worden. Daarnaast zouden de beheerkosten niet in verhouding staan tot de opbrengst.
Dat is toch zonde, vinden we ook bij Van Dam Datapartners.
Daarom zijn onze adviseurs bij de OMWB aan de slag gegaan om een heldere datavisie en –strategie te creëren. Een strategie gericht op de gegevens over de voor de OMWB milieurelevante locaties. Hierin staat welke data belangrijk en nuttig zijn voor de informatiehuishouding van de organisatie maar je vindt er ook manieren waarop deze velden gevuld moeten worden. Als organisatie krijg je zo meer invloed op de keuzes die gemaakt worden rondom data.
Maar hoe krijg je dan een goede strategie?
We horen je denken: goed verhaal, maar hoe pas ik dat nu zelf toe als ik aan de slag wil met het opslaan van gegevens over milieurelevante bedrijven? Daarvoor zijn een aantal handige manieren.
Bepaal wat nodig is vanuit verschillende perspectieven
Om met dit vraagstuk aan de slag te gaan, is er met verschillende stakeholders om tafel gegaan. Om samen te bepalen wat er nodig was voor de ontwikkeling van een visie en strategie. Daarin namen we het belang van de hele organisatie mee. Zo ontstond er een kerngroep met stakeholders vanuit alle lagen binnen de organisatie. We namen waar mogelijk de verschillende perspectieven mee.
Kijk naar de kernwaarden
Met deze groep mensen hielden we een eerste werksessie, waarin de focus lag op de visie. De belangrijkste vraag hierin: waarom willen we überhaupt data vastleggen? We legden de link met de algemene doelen van de OMWB, om te kijken welke bijdrage het opslaan van data hieraan kan leveren. We bepaalden een aantal kernwaarden waar de keuzes rondom data aan moeten voldoen. Hierdoor werd duidelijk waarom we data vastleggen.
Bepaal het hoe
Dan de vervolgstap. Het bepalen van de hoe. Hóe zorgen we ervoor dat we de doelen uit de visie behalen? Ook hier hielden we een aantal werksessies voor. Niet alleen de stakeholders uit de uitvoering, maar ook de verschillende teammanagers waren hierbij aanwezig. Tijdens de werksessies maakten we een aantal concrete afspraken die ook zijn gedocumenteerd rondom het vullen en beheren van data.
Er zijn in het geval van OMWB een drietal producten ontwikkeld:
Een datachecklist: aan welke voorwaarden moet een dataveld voldoen om gevuld te worden?
Een ontwikkelproces: hoe kan de organisatie zelf een bijdrage leveren aan de informatiehuishouding van de OMWB?
Een evaluatieplan: wat is effect van de wijzigingen die uit bovenstaande producten voortvloeien?
Uitrol en communicatie
Een strategie en visie maak je niet alleen. Bij het vormen van de visie en de strategie was een groep stakeholders vanuit de gehele organisatie betrokken. Deze medewerkers spelen ook een grote rol in het uitdragen van de visie en strategie binnen hun eigen teams. Er is bij de aanpak daarom niet voor niets gekozen om dit met een vertegenwoordiging uit de hele organisatie te doen.
Het is een verhaal van de gehele organisatie, en niet alleen van bedrijfsvoering. Daarom vertellen ze het met een praatplaat, maakten ze video’s met medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie. Ook houden ze presentaties binnen verschillende teamoverleggen.
Conclusie
Kortom, er is bij de OMWB veel inzet geleverd om duidelijk te krijgen welke data van meerwaarde zijn voor de informatiehuishouding, en welke aanpak nodig is om dit tot een succes te maken. Het gaat hierbij specifiek om een datavisie en -strategie voor milieurelevante locaties.
- De belangrijkste aspecten hierbij zijn:
- De koppeling van de datavisie aan de organisatiedoelstellingen.
- De samenwerking met alle lagen van de organisatie in de ontwikkeling én de uitrol van de visie en strategie.
- Een goed plan om het ontwikkelde proces te begeleiden.
Als aan deze punten wordt voldaan, staat niets je in de weg om met een visie en strategie de organisatie verder te helpen!
Door: Niels van Dijk en Hannah Kroes
Zelf ook voordeel halen uit een duidelijke strategie?
De experts van Van Dam Datapartners denken graag met je mee.
Hannah Kroes – Adviseur
Hannah.kroes@vandamdatapartners.nl | +31 6 38 73 34 32
