Deel dit artikel

“Wij willen als semi-overheid meer doen met onze informatie. Maar hoe doen we dat eigenlijk?” deel II

De afgelopen twee decennia zijn (semi)overheden steeds meer digitaal en informatie-bewust geworden. In deze blogserie ga ik in op een aantal aandachtspunten rondom dit thema.

In de vorige blog van 20 mei schreef ik over de noodzaak voor context bij data. In deze tweede blog zal ik benadrukken waarom informatiemanagement en Business Intelligence (B.I.) een cirkel vormen.

Als sparringpartner tussen Beleid en IT werken wij op verschillende niveaus en invalshoeken binnen organisaties. Iets dat mij persoonlijk vaak opvalt is de mate van verkokering waarin met informatie wordt gewerkt. Zo wordt een B.I.-project vaak als een op zichzelf staand project gezien. Dit is onjuist. Het succes van een B.I.-project is afhankelijk van de kwaliteit van de informatievoorziening.

Zo krijgen wij vaak de wens te horen dat een organisatie inzicht wil in het aantal terugkerende cliënten. Geef ons de definitie van een ‘terugkerende cliënt’ en wij kunnen dit prima inzichtelijk maken via een algoritme op de data uit de eigen registratiesystemen. Bij voorkeur gebruiken wij echter een registratie waarin dit al tijdens het proces wordt vastgelegd. Bij navraag blijkt vaak dat er A) geen duidelijke definitie bestaat; en B) dat ‘terugkerende cliënten’ nergens in het proces worden geregistreerd.

Dit is voor ons een rode vlag! Dit betekent namelijk dat de informatievoorziening in de keten niet aansluit bij de informatiebehoefte. Een deel van de organisatie wil weten hoeveel cliënten terugkerende cliënten zijn, maar het deel van de organisatie dat hier zicht op heeft registreert het niet. Daardoor moet er aan de achterkant “gecorrigeerd” worden.

Dit kost uw organisatie op meerdere vlakken. Ten eerste betaalt u voor ontwikkeltijd voor een oplossing die u met een effectievere registratie zelf al inzichtelijk kunt maken. Ten tweede betaalt u voor een zaak- of registratiesysteem dat niet optimaal wordt gebruikt of is ingericht. Ten derde ontneemt u uw organisatie de kans om te leren datagedreven te werken.

U kunt Van Dam & Oosterbaan benaderen voor een masterclass datagedreven werken, voor het ontwikkelen van een B.I.-rapportage en een verbetertraject voor uw administratieve processen. Maar wat kunt u zelf al doen? Probeer verkokering zoveel mogelijk te voorkomen. Het is niet ongebruikelijk om binnen een gemeentelijke organisatie drie verschillende teams te zien die zich allen op hun eigen manier met informatiemanagement bezighouden. Een team DIV dat de fysieke post registreert en het zaaksysteem beheert, een team ‘Processen & Informatie’ dat zich richt op procesmanagement, en de “ouderwetse” IT waar vaak ook het applicatie- en databasebeheer onder valt.

Breng deze teams zoveel mogelijk samen en stuur ze vervolgens zoveel mogelijk de organisatie in om kennis te delen en te halen. Informatiemanagement en B.I. zijn een cirkel, de een begint bij de ander en ze kunnen niet zonder elkaar. Scheur de cirkel dus niet uiteen in verschillende kokers!